Документарность систем учета
Материал из Egg.elrussia.ru.
Документарность систем учета – понятие, отражающее форму (документарную или бездокументарную) ведения учета в учетных системах.
Действующая система российского права не позволяет однозначной правовой интерпретации форм ведения учета, использующих компьютерные технологии: файлов электронных таблиц, баз данных, систем текстовых файлов, массивов оптических носителей и иных средств организации цифровых данных. Существует три подхода к регулированию, диктующие различные способы технологической реализации ИКТ-систем поддержки учёта и различные способы правовой интерпретации электронных форм учёта. Каждый вариант регулирования позволяет иначе интерпретировать правовые последствия (возникновение или исполнение прав и обязанностей) изменения учётных данных.
Для любого электронного государственного учёта нормативная правовая база осуществления учёта должна содержать интерпретацию элементов электронной формы ведения данного учёта либо как документарной, либо как бездокументарной (в рамках одной учётной системы возможно сосуществование этих форм учёта). Можно выделить три наиболее распространенных систем учета:
• Система традиционного "бумажного учета".
• Система электронного документарного учета.
• Система электронного бездокументарного учета.
Содержание |
Системы традиционного «бумажного» учёта
При действующем регулировании данные в электронной форме не имеют самостоятельного правового значения. Данные в электронной форме формируются на основании бумажных документов, официально оформленных в соответствии с должными процедурами и имеющих правовое значение. На основании данных в электронной форме составляются имеющие правовое значение бумажные документы, официально оформляемые в соответствии с должными процедурами. Данные в электронной форме могут быть использованы для принятия административных решений, но в случае любого противоречия или конфликта предметом рассмотрения могут быть только бумажные документы.
Системы документарного электронного учёта
Иной подход к электронным формам учёта состоит в интерпретации данных в электронной форме как электронных документов. При таком подходе учётные данные в системах документарного электронного учёта интерпретируются как электронные документы, официально оформленные в соответствии с должными процедурами и имеющие правовое значение. Электронный документ является единицей, подлежащей заверению цифровой подписью, нотаризации, архивированию и раскрытию. Всякое учетное событие состоит из одного или нескольких электронных документов, отражающих все требуемые изменения учётных данных. В соответствии с большинством трактовок понятия «электронный документ», одним из основных требований к информации, содержащейся в нём, является возможность преобразования в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком (понятную для восприятия человеком). Из этого можно сделать вывод о необходимости включения в каждый электронный документ всей необходимой для его интерпретации информации.
Например, включив в электронный документ таблицу с числовыми значениями, но оставив за его пределами заголовки столбцов и строк, невозможно преобразовать его в понятную человеку форму так, чтобы, человеку была доступна вся существенная информация, имеющая правовое значение в соответствии с электронным документом.
Системы бездокументарного электронного учёта
В системе электронного учёта есть возможность придания правового значения отдельным элементам данных, хранящимся в системе в цифровом виде. Для этого необходимо отказаться от представления о хранении в учётной системе совокупности отдельных электронных документов, и перейти к пониманию ИКТ-системы, обеспечивающей ведение учёта, как одного электронного документа. При таком подходе можно перейти к заверению ЦП, нотаризации, архивированию и раскрытию учётных событий, понимаемых как отдельные изменения в учётных данных, не заботясь об оформлении каждого из них электронным документом, позволяющим интерпретацию человеком. При таком подходе правовое значение приобретают любые данные, находящиеся в системе электронного учёта.
Возможным вариантом является включение отдельных бездокументарных компонент в системы документарного электронного учёта. В этих случаях максимально жёсткой регламентации подлежат только программные приложения, поддерживающие часть системы, признанную правовым регулированием бездокументарной.
