Учетная система
Материал из Egg.elrussia.ru.
Учетной системой (или системой учета) является система, созданная для осуществления какого-либо учета, и включающая в себя совокупность:
• нормативно-правовых актов, договоров, регламентов, стандартов, внутренних положений и инструкций организатора учета и регистраторов, иных документов, предписывающих ведение учёта, определяющих процедуры ведения учета и формы ведения учета;
• организационных структур организатора учёта и регистраторов;
• средств, обеспечивающих ведение учёта, включая средства делопроизводства, инженерно-техническое оборудование и информационно-коммуникационные компьютерные приложения, реализующие логику учёта, а также исходные тексты, системную и пользовательскую документацию этих компьютерных приложений.
Содержание |
Состав учетной системы
Нормативно-правовые акты
Нормативно-правовые акты могут предписывать ведение учёта, определять отдельные аспекты его ведения, устанавливать ограничения на сбор или хранение определённой информации, регламентировать права определённых лиц в отношении учётных данных. Нормативно-правовая регламентация учёта может отсутствовать для систем учёта, создаваемых частными организаторами учёта в собственных интересах. Однако в большинстве случаев частные системы содержат информацию об иных лицах, и поэтому в той или иной мере регламентируются нормами права.
Документы, определяющие те или иные аспекты ведения учёта, могут иметь статус:
• нормативно-правовых актов, включая обязательные регламенты, утверждённые регулирующими органами;
• добровольных стандартов в тех или иных сферах учёта, определяемых отраслевыми консорциумами, саморегулируемыми организациями и иными организациями с добровольным членством;
• внутренних положений и инструкций, принимаемых организаторами учёта и/или регистраторами самостоятельно для упорядочивания внутриорганизационных процессов.
Все указанные типы документов включаются в общий свод документов, входящих в систему учёта.
Организационная структура организатора учета и регистратора
С организационной точки зрения система учёта включает организатора учёта и тех регистраторов, на которых возложено частичное или полное ведение учёта. Если ведение учёта не является исключительным видом деятельности данного лица, в рамках системы учёта целесообразно рассматривать только те его подразделения, которые вовлечены в ведение учёта.
Средства ведения учета
Для ведения учёта используются определённые материальные ресурсы. Это и бумажные журналы, и картотеки, и специально оборудованные архивные хранилища, снабжённые системами искусственного климата, защиты от пожаров и от несанкционированного проникновения. Современные системы учёта всё чаще обеспечиваются также информационно-коммуникационными технологиями и программными приложениями, реализующими эти технологии.
Если учёт использует информационные технологии, то компьютерные программы имеет смысл включать в систему учёта только в том объёме, в котором они реализуют именно процессы ведения учёта. Операционные системы, обеспечивающие работоспособность ведущих учёт компьютеров и функционирование связывающих их сетей, не входят в систему учёта. Стандартные («коробочные») системы управления базами данных, организующие учетные данные, или стандартные системы электронных телекоммуникаций, обеспечивающие обмен данными, могут быть включены в систему учёта в части специфических настроек, конфигураций, описаний структур данных, обеспечивающих выполнение задач учёта. Наконец, специальные приложения и утилиты, реализующие те или иные аспекты логики ведения учёта, включаются в систему учёта полностью. Следует учитывать невозможность строгого формального определения границ между системным и прикладным программным обеспечением, поэтому зачастую решения об отнесении того или иного приложения к системе учёта может быть принято только на основе анализа конкретной ситуации.
Вся документация программных приложений, включённых в систему учёта, также является компонентой системы учёта. В систему учёта необходимо включать и исходные коды всех таких приложений, как компоненту, определяющую функционирование системы. Системы учёта, поддерживающие ведение различных видов учёта, даже относящихся к разным предметам учёта, могут иметь общие компоненты – от нормативных актов, содержащих общие требования, до компьютерных систем, обеспечивающих ведение разных видов учёта в рамках одной организации.
Система учёта может быть использована для одновременного ведения разных типов учёта. Нормативные правовые акты, регламентирующие создание и функционирование системы учёта, должны содержать указание на то, какие типы государственного учёта осуществляются в данной системе.
