Формы ведения учета
Материал из Egg.elrussia.ru.
Форма ведения учета – Способ организации учетных данных.
Виды форм ведения учета.
К формам ведения учёта относятся регистры, журналы, дела, карточки, книги, счета учёта, записи, проводки. При использовании для ведения учёта компьютерных технологий к формам ведения учёта можно отнести файлы электронных таблиц, базы данных, системы текстовых файлов, массивы оптических носителей и иные средства организации цифровых данных.
Общие требования к формам ведения учета.
Формы ведения учёта должны обеспечивать следующие свойства системы учета:
• Данные учёта не могут быть исключены из системы учёта или иным образом безвозвратно утеряны;
• Данные учёта не могут быть изменены или дополнены в системе учёта (в том числе и для целей исправления ошибок) без сохранения в системе учёта исходного состояния данных или возможности восстановления этого состояния;
• Должна быть возможность восстановления истории внесения учётных данных, изменений и дополнений в них, и выполнения иных действий в отношении определённых субъектов или объектов учёта;
Формы ведения учёта должны также обеспечивать связность учётных данных, относящихся к одному лицу или объекту. Для обеспечения связности должна использоваться система идентификации лиц или объектов, данные о которых содержатся в системе учёта.
Организатор и регистраторы должны прилагать разумные усилия для поддержания системы уникальной идентификации лиц и объектов в рамках системы учёта. Формы ведения учёта должны позволять организацию поиска всех учётных данных, относящихся к идентифицированному лицу или объекту.
Формы ведения учёта должны обеспечивать хранение информации о выполненных операциях учётной системы: времени совершения операций, лицах, производящих операции, лицах, получавших доступ к учётным данным.
