Электронный учет
Материал из Egg.elrussia.ru.
Электронный учет – учет, данные которого могут существовать и быть использованы (в том числе для определения прав и обязанностей лиц и иных правовых последствий учетных событий) исключительно в электронной форме.
Содержание |
Определение.
Любая современная система учета в значительной степени зависит от использования информационно-коммуникационных компьютерных технологий. Однако сама по себе зависимость системы учёта от электронных технологий не делает учёт электронным.
Электронным учётом может считаться только такой учет, данные которого могут (но не обязаны!) использоваться (в том числе для определения прав и обязанностей лиц и иных правовых последствий учётных событий) и предоставляться иным лицам исключительно в электронной форме. В зависимости от того, в каком виде содержатся учетные данные, различают документарный и бездокументарный электронный учет.
Система электронного учета
Система учёта является электронной, если законодательством или соглашением сторон, вовлечённых в учётные отношения, установлена возможность полагаться исключительно на данные, находящиеся в электронной форме. Формирование официально оформленных бумажных документов может быть предусмотрено в такой системе как обязательное в части отдельных документов, а также как обязательное по требованию какого-либо лица, взаимодействующего с системой учёта (но не организатора учёта или регистратора), но система должна содержать данные, которые могут быть использованы исключительно в электронном виде. Пополнение и изменение таких данных, осуществляемое исключительно в электронной форме, должно влечь те правовые последствия, которые предусмотрены соответствующим законодательством о данном виде учёта.
Не может быть сочтена системой электронного учёта только такая система, в которой в штатном режиме функционирования получение официально оформленных бумажных документов является единственным способом использования учётных данных гражданами или государственными служащими. В системах, не являющихся системами электронного учёта, электронные данные могут быть использованы только для ускорения делопроизводства, но не как формы ведения учета.
Использование
ИКТ при осуществлении электронного учета.Электронный учет обладает тем свойством, что функционирование системы учёта в штатном режиме осуществляется с обязательным использованием ИКТ. В электронном учёте существенным образом используются электронные формы организации учётных данных (базы данных, электронные документы, электронные таблицы, иные виды организации информации для хранения и обработки компьютерными средствами). Одновременно с этим бумажные формы также могут присутствовать в электронном учёте – в хранении первичных документов учёта, в виде журналов регистрации выдачи документов гражданам, заверяемых подписями граждан.
В регулировании государственного учёта должна быть проведена граница между ведением электронного учёта и использование средств ИКТ в ведении традиционного учёта.
Электронным учётом может считаться только такой учет, в котором хотя бы часть учётных данных может использоваться и предоставляться иным лицам исключительно в электронной форме. Для систем административного учёта использовать данные в электронном виде должно быть возможным именно для определения прав и обязанностей лиц, а также для установления иных правовых последствий учётных событий. При этом для признания какой-либо системы государственного учёта системой электронного учёта не обязательна возможность использования в электронном виде любых учётных данных. Некоторые виды входящих, исходящих или внутренних документов могут в обязательном порядке приниматься в бумажной форме или переводиться в неё. Однако часть имеющих правовую значимость учётных данных должна быть пригодна для использования в электронной форме. Пополнение и изменение таких данных, осуществляемое исключительно в электронной форме, должно приводить к определённым правовым последствиям, предусмотренным соответствующим законодательством о данном виде учёта.
Система государственного учёта может использовать компьютерные технологии и иные средства поддержки ИКТ, но не являться системой электронного учёта в смысле проанализированного выше определения. В этом случае носители цифровой информации могут быть использованы только для ускорения делопроизводства, но не как формы ведения учёта. Нормативная правовая база для таких учётных систем должна содержать однозначное указание на отсутствие правовых последствий внесения изменений в электронные данные учётной системы.
Взаимодействие с бумажными документами
Система электронного учёта должна предусматривать обязательность регулярного формирования и хранения официально оформленных бумажных документов для обеспечения безопасности её функционирования. Для важнейших систем государственного учёта должна поддерживаться постоянная готовность к переходу в нештатный режим функционирования без использования электронных технологий, для чего бумажный учёт должен дублировать электронный учёт в режиме реального времени (без ущерба для юридической значимости электронного учёта). К числу таких важнейших систем государственного учёта относятся:
• Паспортная система.
• Система записи актов гражданского состояния.
• Система регистрации прав на недвижимое имущество.
На случай возникновения нештатных ситуаций для систем электронного учёта должен предусматриваться переход на резервные технологии ведения учёта, не использующие ИКТ. При этом функциональность систем электронного учёта при задействовании резервных бумажных систем неизбежно будет ограничена (кроме важнейших систем государственного учёта), и должна быть ориентирована в основном на сохранение учётных данных и обеспечение восстановления учёта с минимальным ущербом для его целостности после ликвидации чрезвычайных обстоятельств.
Формирование бумажных документов на основании данных электронного учета.
Возможность использования каких-либо данных учёта исключительно в электронной форме не означает обязательности их использования именно в такой форме. Формирование официально оформленных бумажных документов должно быть предусмотрено в такой системе как обязательное по требованию какого-либо получателя данных учёта, или лица, предоставляющего сведения в систему учёта. Но организатор электронного учёта (или уполномоченные им регистраторы) не вправе обязать иных лиц использовать бумажные официальные документы, если эти лица выражают готовность воспользоваться данными в электронной форме.
